Maria Braun

 Jak poradzić sobie w czasach rozproszenia i wielozadaniowości

Praca w czasach chaosu

Dlaczego temat multitaskingu staje się coraz ważniejszy

Współczesny świat biznesu to środowisko przepełnione informacjami, spotkaniami, powiadomieniami i wymaganiami. W odpowiedzi na ten chaos, wielu profesjonalistów ucieka się do multitaskingu, wierząc, że to sposób na nadążenie za wszystkim. Jednak badania i praktyka pokazują, że to błędne założenie.

Wzrost liczby bodźców i informacji, a nasza produktywność

Z każdą minutą jesteśmy bombardowani nowymi mailami, zadaniami i komunikatami. Nasz mózg, choć niezwykle elastyczny, nie został zaprojektowany do ciągłego przeskakiwania między zadaniami. Efekt? Spadek koncentracji, zwiększone zmęczenie i niższa jakość pracy.

Czym jest multitasking i dlaczego nie działa?

Definicja i powszechne błędy

Multitasking to wykonywanie kilku zadań jednocześnie, inaczej, bardziej po polsku to wielozadaniowość. Jednak często mylimy go z szybkim przełączaniem uwagi (tzw. task switching), które jest jeszcze bardziej obciążające poznawczo.

Neurologiczne ograniczenia ludzkiego mózgu

Badania pokazują, że mózg nie jest w stanie skutecznie wykonywać dwóch złożonych zadań naraz. Każda zmiana kontekstu kosztuje energię i czas. Według naukowców z Uniwersytetu Stanforda multitasking może obniżyć produktywność nawet o 40%.

Badania: spadek efektywności i błędy poznawcze

Osoby często praktykujące multitasking mają gorsze wyniki w testach pamięci roboczej i są mniej efektywne niż ci, którzy pracują w trybie monotaskingu. Popełniają więcej błędów i mają większe trudności z filtrowaniem informacji.

Multitasking a rozwój osobisty i zawodowy

Jak dzielenie uwagi hamuje rozwój kompetencji

Stałe rozproszenie uniemożliwia wejście w tzw. stan flow, który jest kluczowy dla głębokiego uczenia się i kreatywności. Praca powierzchowna nie wspiera rozwoju kompetencji eksperckich.

Wpływ na jakość pracy, relacje i decyzyjność

Multitasking obniża jakość komunikacji, sprzyja błędnym interpretacjom i konfliktom. Prowadzi również do gorszego podejmowania decyzji, ponieważ brakuje przestrzeni na analizę i refleksję.

Zarządzanie czasem vs. multitasking

Różnica między produktywnością a zajętością

Wielu ludzi myli bycie zajętym z byciem produktywnym. Multitasking daje złudzenie postępu, ale nie prowadzi do realizacji kluczowych celów.

Dlaczego skuteczne zarządzanie czasem wymaga skupienia

Zarządzanie czasem to sztuka priorytetyzacji i eliminacji. Bez głębokiej koncentracji trudno jest dokonywać mądrych wyborów i realizować wartościowe projekty.

Strategie walki z rozproszeniem uwagi

Techniki skupienia: Pomodoro, deep work, mindfulness. Omówmy poszczególne techniki

Technika Pomodoro – historia, zasada działania i skuteczność

Skąd się wzięła nazwa „Pomodoro”?Technika Pomodoro została opracowana w latach 80. przez włoskiego studenta Francesco Cirillo. Nazwa pochodzi od kuchennego timeru w kształcie czerwonego pomidora („pomodoro” po włosku), którego używał do dzielenia swojej nauki na bloki czasowe. Pomysł był prosty: uczyć się w pełnym skupieniu przez określony czas, a potem robić krótką przerwę – bez poczucia winy.

Na czym polega ta metoda?

Podstawowa wersja techniki Pomodoro wygląda następująco:

• Wybierasz jedno zadanie, które chcesz wykonać.

• Ustawiasz timer na 25 minut (1 „pomodoro”).

• Pracujesz nad zadaniem w pełnym skupieniu – bez sprawdzania maili, telefonu, rozmów.

• Po 25 minutach robisz 5-minutową przerwę.

• Po czterech „pomodorach” – dłuższa przerwa (15–30 minut).

Dlaczego Pomodoro działa?

Ta technika działa, bo łączy kilka skutecznych mechanizmów:

• Blokuje rozpraszacze, narzucając ramy czasowe.

• Wzmacnia skupienie, bo 25 minut to czas, który łatwo „ogarnąć psychicznie”.

• Wprowadza regularne przerwy, które zapobiegają zmęczeniu poznawczemu.

• Daje poczucie kontroli – zamiast 8 godzin pracy, masz 1 Pomodoro do przejścia.

Dla osób przeciążonych informacyjnie lub podatnych na multitasking, Pomodoro jest doskonałym pierwszym krokiem do odzyskania kontroli nad czasem i uwagą.

Deep Work – jak głęboka praca buduje prawdziwą wartość

Czym jest Deep Work?

Termin „Deep Work” spopularyzował prof. Cal Newport w książce pod tym samym tytułem. To forma pracy w pełnym skupieniu, bez rozproszeń, nad zadaniami wymagającymi głębokiego myślenia, kreatywności i zaangażowania intelektualnego. To przeciwieństwo tzw. shallow work – powierzchownych zadań, które zajmują czas, ale nie tworzą realnej wartości (np. przegląd maili, spotkania bez celu, szybkie odpowiedzi na czacie).

Dlaczego głęboka praca jest dziś tak cenna?W erze cyfrowego hałasu zdolność do skupienia się przez dłuższy czas staje się coraz rzadsza. A jednocześnie – jest coraz bardziej wartościowa. Newport pisze:

"Umiejętność głębokiej pracy to jedna z najcenniejszych kompetencji XXI wieku – i coraz mniej ludzi ją posiada."

Firmy i profesjonaliści, którzy potrafią tworzyć w stanie głębokiego skupienia, osiągają lepsze wyniki, szybciej się uczą, podejmują lepsze decyzje i budują przewagę konkurencyjną.

Zasady Deep Work w praktyce:

• Zaplanuj bloki głębokiej pracy – np. 2 godziny rano, bez spotkań, telefonu, Slacka.

• Usuń rozpraszacze – zamknij niepotrzebne zakładki, włącz tryb skupienia, wycisz powiadomienia.

• Pracuj w rytmie – stwórz własny system pracy głębokiej: codziennie o tej samej porze lub w ustalone dni.

• Zamknij dzień rytuałem kończenia – zrób krótkie podsumowanie, zamknij zadania, przygotuj się na kolejny cykl.

• Ogranicz "shallow work" do minimum – sprawdzanie maila 2 razy dziennie zamiast co 5 minut.

Efekty Deep Work

Wprowadzenie głębokiej pracy do swojego życia może mieć realny wpływ na:

• tempo nauki i rozwijania kompetencji,

• jakość wykonania zadań i projektów,

• poczucie sensu i satysfakcji z pracy,

• odporność na stres informacyjny.

Dla liderów i zespołów to także sposób na kulturę organizacyjną, w której cenione są efekty, a nie bycie „zajętym”.

Mindfulness – uważność jako antidotum na rozproszenie

Czym jest mindfulness?

Mindfulness, czyli uważność, to praktyka świadomego kierowania uwagi na chwilę obecną – bez oceniania i z pełną akceptacją tego, co się dzieje tu i teraz. W kontekście pracy i zarządzania czasem, mindfulness oznacza świadome podejmowanie decyzji, by nie działać automatycznie, pod wpływem impulsów czy rozproszeń.

To nie medytacja jako taka – choć jedno często wspiera drugie. To raczej styl bycia i reagowania: z intencją, z koncentracją, bez gonitwy myśli.

Dlaczego mindfulness działa w świecie pracy?

W dobie wielozadaniowości i nieustannego bombardowania informacjami, tracimy kontakt z tym, co naprawdę robimy. Pracujemy, ale nie wiemy po co. Rozmawiamy, ale nie słuchamy. Przechodzimy przez dzień, ale nie doświadczamy go.

Mindfulness uczy nas:

• zauważać momenty rozproszenia i wracać do celu,

• zatrzymywać się przed impulsywnym działaniem,

• podejmować decyzje bardziej świadomie,

• radzić sobie z presją i nadmiarem bodźców.

Jak praktykować mindfulness w codziennej pracy?

• Zacznij dzień od 1–2 minut uważnego oddechu – zanim otworzysz skrzynkę mailową.

• Przed każdym większym zadaniem – pauza i intencja: „Teraz skupię się tylko na tym”.

• Jedno zadanie = pełna obecność – bez przeskakiwania między oknami i zakładkami.

• Uważność przy spotkaniach – słuchaj całym sobą, nie tylko „czekając na swoją kolej”.

• Zakończenie dnia – świadoma refleksja: co mi się dziś udało? Co mnie rozproszyło?

Korzyści z praktyki mindfulness w pracy:

• większa odporność na stres i przeciążenie informacyjne,

• poprawa koncentracji i czasu reakcji,

• lepsze zarządzanie emocjami i energią,

• budowanie kultury pracy opartej na świadomości i relacjach.

Mindfulness nie wymaga rewolucji – tylko świadomych mikrodecyzji. W czasach cyfrowego szumu to właśnie uważność może być najcenniejszym zasobem lidera i każdego pracownika.

Redukcja szumów informacyjnych

Wyłączanie powiadomień, ograniczenie liczby otwartych kart, filtrowanie źródeł informacji – to konkretne kroki, które redukują chaos poznawczy.

Tworzenie przestrzeni sprzyjającej koncentracji

Warto zainwestować w ergonomiczne biuro, a także jasno określić godziny ciszy i pracy skupionej w zespole.

Alternatywa: Monotasking i zarządzanie priorytetami

Planowanie w oparciu o cele, a nie zadania

Zamiast skupiać się na liczbie zadań, warto planować działania wspierające strategiczne cele. To zwiększa sensowność pracy i motywację.

Metody Eisenhowera i zasada Pareto

Macierz Eisenhowera pomaga oddzielić to, co ważne od pilnego. Zasada Pareto (80/20) przypomina, że 20% działań przynosi 80% rezultatów – i na nich warto się skupić.

Nowe modele pracy w erze rozproszenia

Asynchroniczność, elastyczne bloki czasowe

Coraz więcej firm stawia na komunikację asynchroniczną i pozwala pracownikom planować dzień zgodnie z ich rytmem biologicznym.

Minimalizm cyfrowy i cyfrowa higiena

Cyfrowy detoks, ograniczenie czasu ekranowego i bardziej świadome korzystanie z technologii to elementy współczesnej higieny pracy.

Rola lidera w przeciwdziałaniu multitaskingowi

Tworzenie kultury skupienia i odpowiedzialności

Liderzy mają wpływ na kulturę organizacyjną. Gdy dają przykład pracy skupionej i mądrej priorytetyzacji, zespoły podążają ich śladem.

Delegowanie, zaufanie i priorytetyzacja zespołowa

Delegowanie obowiązków oraz budowanie zaufania umożliwiają ograniczenie nadmiaru zadań. Kluczowe jest także wspólne ustalanie priorytetów w zespole.

Doradztwo biznesowe a eliminacja multitaskingu

Jak doradcy mogą wspierać liderów i zespoły

Konsultanci pomagają przeanalizować procesy, zidentyfikować punkty przeciążenia i wdrażać modele pracy sprzyjające koncentracji i skuteczności.

Przykłady wdrożeń i wyników transformacji pracy

Firmy, które przeszły przez proces zmiany pod okiem doradców, raportują wzrost efektywności, spadek wypalenia i większą satysfakcję zespołów.

Narzędzia wspierające lepszą organizację pracy

Digital task management i automatyzacja zadań

Aplikacje jak Asana, Trello, czy Notion pomagają zarządzać zadaniami, przypisaniami i priorytetami w sposób przejrzysty i zorganizowany.

Technologie wspierające skupienie (np. Noisli, Freedom)

Aplikacje blokujące rozpraszacze, odtwarzające dźwięki sprzyjające skupieniu i monitorujące czas pracy realnie wspierają produktywność.

Multitasking w życiu codziennym: jak to przenosimy do pracy

Nawyki z domu, które zabijają naszą efektywność

Oglądanie serialu podczas gotowania, przeglądanie telefonu podczas rozmowy – to wzorce, które w pracy przekładają się na brak uważności.

Świadoma zmiana codziennej rutyny

Wprowadzenie momentów ciszy, medytacji, jednego zadania naraz – to nawyki, które warto trenować również poza pracą. Zatrzymajmy się na chwilę przy temacie medytacji:

Dlaczego medytacja pomaga w walce z multitaskingiem?

Regularna praktyka medytacyjna, nawet trwająca kilka minut dziennie, wzmacnia umiejętność skupienia i kontroli uwagi. Badania pokazują, że osoby praktykujące medytację mają lepsze wyniki w testach poznawczych, rzadziej się rozpraszają i szybciej wracają do przerwanej czynności. To szczególnie cenne w świecie, w którym notorycznie przeskakujemy między zadaniami.

Jak medytować, by wesprzeć efektywną pracę?

Najprostszą formą jest koncentracja na oddechu przez 2–5 minut dziennie. Wystarczy zamknąć oczy, skupić się na wdechu i wydechu, oraz świadomie zauważać momenty rozproszenia. Nie chodzi o to, by myśli się nie pojawiały – tylko by nauczyć się je zauważać i wracać do „tu i teraz”. Dla bardziej zaawansowanych pomocne będą aplikacje typu Headspace, Insight Timer czy Calm.

Medytacja w kulturze organizacyjnej

Coraz więcej firm – zwłaszcza tych działających w modelu hybrydowym – promuje krótkie sesje mindfulness w ciągu dnia pracy. Pomagają one obniżyć poziom stresu, zwiększyć odporność psychiczną i poprawić zdolność do rozwiązywania problemów. Liderzy, którzy medytują, często efektywniej zarządzają sobą i zespołem – bo potrafią podejmować decyzje z większą klarownością i spokojem.

Możesz też zapoznać się z literaturą na ten temat. Polecam Ci książki:

1. Praca Głęboka - Jak odnieść sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza, Cal Newport, Wyd. Studio Emka

2. Jedna rzecz, zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć, Gary Keller, Jay Papasan, Wyd. Galaktyka

Przykłady organizacji, które postawiły na focus

Firmy z kulturą głębokiej pracy (np. Basecamp, Cal Newport-inspired)

Basecamp ogranicza liczbę spotkań, pracuje asynchronicznie i kładzie nacisk na efektywność, nie dostępność. Efekty? Większe skupienie i lepsze wyniki.

Jakie zmiany przyniosły rzeczywiste efekty

Zespoły, które przeszły z multitaskingu na monotasking, odnotowały wzrost tempa realizacji projektów oraz spadek rotacji pracowników.

Podsumowanie: Od multitaskingu do skuteczności

Multitasking nie jest rozwiązaniem – to iluzja produktywności. Skuteczna praca wymaga koncentracji, priorytetów i świadomych decyzji.

Krok po kroku: Jak zacząć zmianę

1. Wyeliminuj zbędne rozpraszacze.

2. Zaplanuj dzień w blokach skupionej pracy.

3. Skorzystaj z aplikacji wspierających koncentrację.

4. Przekonaj zespół do pracy głębokiej.

5. Monitoruj postępy i celebruj efekty.

FAQ

Czy multitasking może być czasem przydatny?

Tak – w przypadku prostych, rutynowych czynności (np. słuchanie podcastu podczas spaceru), ale nie przy zadaniach wymagających myślenia.

Jak przekonać szefa, że multitasking nie działa?

Odwołaj się do badań i przykładów firm, które osiągnęły sukces dzięki pracy skupionej. Zaproponuj testowy tydzień monotaskingu w zespole.

Jak nie wpaść w pułapkę „produktywności na pokaz”?

Skoncentruj się na efektach, nie na liczbie wykonanych zadań. Regularnie przeglądaj cele i dostosowuj działania do priorytetów.

Czy monotasking nie spowalnia pracy?

Nie – wręcz przeciwnie. Dzięki głębokiej koncentracji, zadania są wykonywane szybciej i z mniejszą liczbą błędów.

Jakie aplikacje pomagają ograniczyć rozproszenia?

Freedom, Forest, Focus@Will, Noisli, Cold Turkey, a także klasyczne narzędzia do planowania jak Todoist i Notion, czy Trello

Więcej artykułów dotyczących prowadzenia firm znajdziesz na moim blogu. A jeśli masz ochotę na indywidualne spotkanie, żeby omówić co konkretnie Ty możesz zmienić, zapraszam na indywidualne konsultacje. 

Adres

ul. Złota 11
00-123 Warszawa

Kontakt

kontakt@mariabraun.pl

+ 48 697 993 960

Menu

Śledź nas